Arten von Meetings: Management und Merkmale

Die Besprechungen sind Teil unseres Alltags, sei es in Büros, Startups, öffentlichen Institutionen oder Gemeinschaftsgruppen. Allerdings sind nicht alle gleich und erfüllen nicht die gleiche Funktion. Hast du dich jemals gefragt, wie viele Arten von Besprechungen es gibt und wofür jede einzelne dient? Die Unterschiede zu kennen, ist entscheidend, damit die Zeit, die wir ihnen widmen, wirklich produktiv ist und sich nicht wie ein Verlust anfühlt. 

In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Arten von Arbeitsbesprechungen, ihre Merkmale, die damit verbundenen Herausforderungen und wie man sie wirklich nützlich macht, erkunden. Lies weiter! 

Arten von Besprechungen und ihre Merkmale

Aber, wie viele Arten von Besprechungen gibt es? Die kurze Antwort: mehr, als wir denken. Die lange: es hängt davon ab, wie du sie klassifizierst. Wichtig ist nicht so sehr die genaue Anzahl zu wissen, sondern zu identifizieren, welche Art von Besprechung du benötigst. Die richtige Wahl ist entscheidend.

Informationsbesprechungen

Diese Besprechungen haben ein klares Ziel: Informationen klar und effizient zu übermitteln. Ihr Hauptzweck ist es nicht, zu debattieren oder Entscheidungen zu treffen, sondern sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die gleiche Botschaft erhalten und ihren Inhalt verstehen.

Sie können sehr unterschiedliche Themen behandeln, wie z.B. Änderungen im Unternehmen zu kommunizieren, neue Projekte vorzustellen, finanzielle Ergebnisse anzukündigen, neue interne Richtlinien einzuführen oder Vorschriften zu erklären. Normalerweise ist in diesem Typ von Treffen der Kommunikationsfluss einseitig: jemand präsentiert und die anderen hören zu, obwohl am Ende oft Raum für Fragen oder Klarstellungen reserviert wird.

Merkmale:

• Einseitig: jemand spricht, die anderen hören zu.
• Erfordern nicht viel Interaktion, aber Aufmerksamkeit.
• Kurz und prägnant, idealerweise.

Rat: Für diese Art von Besprechung zählen Raum und Komfort. Es ist entscheidend, Besprechungsstühle zu verwenden, die die Haltung fördern, ohne abzulenken. Und vermeide es, länger als nötig zu sprechen; wenn du es in 20 Minuten zusammenfassen kannst, umso besser.

Entscheidungsbesprechungen

In diesem Typ von Besprechungen ist das Hauptziel, Optionen zu analysieren, sie zu diskutieren und zu einer gemeinsamen Lösung zu gelangen. Hier wird erwartet, dass alle Teilnehmer aktiv beitragen: indem sie Daten bereitstellen, Meinungen teilen, Alternativen bewerten und Konsens bilden.

Merkmale:

• Interaktiv und dynamisch.
• Können Abstimmungen oder Analysen von Alternativen beinhalten.
• Benötigen eine klare Agenda und definierte Rollen.

Rat: Fördere die Teilnahme, ohne das Gespräch zu monopolieren. Wenn du einen komfortablen Besprechungsraum mit schwarzen Nordic-Stühlen hast, schaffst du eine kollaborativere und entspannendere Atmosphäre. Halte immer vorbereitete Alternativen bereit und stelle sicher, dass die Entscheidungen dokumentiert werden.

Follow-up-Besprechungen

Diese werden durchgeführt, um den Status eines Projekts oder einer laufenden Aufgabe zu überprüfen.

Merkmale:

• Häufig und kurz (wenn sie gut geplant sind).
• Benötigen konkrete Berichte oder Kennzahlen.
• Ermöglichen es, Engpässe zu identifizieren.

Rat: Setze einen festen Rhythmus (zum Beispiel jeden Montag um 9 Uhr) und halte die Besprechung innerhalb des Zeitlimits. Nutze diesen Moment, um das Engagement des Teams zu stärken, ohne es in eine Beschwerdesitzung zu verwandeln.

Kreative Besprechungen oder Brainstorming

Hier regiert die Vorstellungskraft! Diese Besprechungen suchen nach neuen Ideen, brechen mit dem Gewöhnlichen und lassen die Vorschläge fließen. Das Hauptziel ist es, einen freien Ideenfluss zu fördern, bei dem jeder Vorschlag willkommen ist, egal wie riskant oder absurd er erscheinen mag.

Sie werden oft verwendet, um neue Produkte zu entwickeln, Marketingkampagnen zu gestalten, komplexe Probleme zu lösen oder verschiedene Ansätze für ein Projekt zu finden.

Merkmale:

• Informelle und offene Atmosphäre.
• Die Quantität der Ideen wird mehr geschätzt als die anfängliche Qualität.
• Es gibt kein Urteil: alles ist erlaubt.

Rat: Lass die Starrheit außen vor. Setze auf eine entspannte Umgebung, vielleicht mit Wartezimmerstühlen, die zu einem lockeren Gespräch einladen. Nutze Whiteboards, Post-its oder digitale Werkzeuge, um alles festzuhalten, was aufkommt.

Einzelgespräche

Die Einzelgespräche sind private Treffen zwischen zwei Personen, die dazu dienen, Themen zu besprechen, die eine direktere, persönlichere oder sensible Kommunikation erfordern. Sie sind ideal, um Feedback zu geben, Erwartungen abzugleichen, über die berufliche Entwicklung zu sprechen, Konflikte zu lösen oder einfach die Beziehung zwischen Mitarbeitern, Führungskräften und Teammitgliedern zu stärken.

Merkmale:

• Privat und vertraulich.
• Fördern das Vertrauen.
• Sind oft emotionaler als technisch.

Rat: Suche nach einer ruhigen Umgebung ohne Unterbrechungen. Wenn du Führungskraft bist, bereite deine Punkte im Voraus vor und höre aktiv zu. Der Schlüssel liegt darin, einen Raum zu schaffen, in dem sich die andere Person wohlfühlt, um sich auszudrücken.

Team-Besprechungen

Die Team-Besprechungen sind Räume, in denen mehrere Mitglieder derselben Gruppe zusammenkommen, um an gemeinsamen Themen zu arbeiten. Sie haben oft mehrere Ziele: den Zusammenhalt des Teams zu stärken, Ziele abzugleichen, Fortschritte oder Ergebnisse zu überprüfen oder gemeinsame Probleme zu lösen.

Diese Besprechungen können regelmäßig (zum Beispiel wöchentlich oder monatlich) oder punktuell (wenn die Notwendigkeit besteht, Maßnahmen zu koordinieren oder einen wichtigen Wechsel zu managen) sein. Sie sind entscheidend, um alle informiert zu halten, rechtzeitig Blockaden zu erkennen und sicherzustellen, dass alle in die gleiche Richtung arbeiten.

Merkmale:

• Alle Mitglieder eines Teams nehmen teil.
• Können gemischt sein (informativ und partizipativ).
• Benötigen einen Moderator, um die Ordnung zu wahren.

Rat: Bewege diese Besprechungen, indem du die Dynamik variierst. Wechsle den Ort, verteile die Rolle des Moderators oder füge visuelle Elemente hinzu. Und denke daran: Wenn du es in 30 Minuten erledigen kannst, ziehe es nicht auf eine Stunde hinaus.

Tipps für alle Arten von Besprechungen

Außerdem, wenn du weiter gehen möchtest, kannst du diese 6 Schritte für effektive Arbeitsbesprechungen befolgen. 

Das ideale Meeting existiert (aber es wird gestaltet)

Jede Art von Besprechung hat ihre eigene Logik, Dynamik und Zweck. Das Schwierige — und das Lustige — ist, das Gleichgewicht zu finden. Manchmal kann eine gut geplante Besprechung in 30 Minuten lösen, was ein endloser E-Mail-Austausch niemals erreichen würde.

Denke immer daran:

• Welche Art von Besprechung du benötigst.
• Wer anwesend sein sollte (und wer nicht).
• Der geeignete Raum und die Ressourcen.
• Die Auswirkungen, die diese Besprechung auf das Team und die Produktivität haben wird.

Und natürlich, unterschätze nicht die Kraft guter Möbel. Denn auch wenn es nicht so scheint, beeinflusst der Komfort mehr, als du dir vorstellen kannst.